Hintergrund
Damit über ein Consulting-Unternehmen verteilt gleichzeitig an mehreren Projekten gearbeitet werden kann, ist einiges an Abstimmung und Organisation nötig. Zum Beispiel darf auch bei starkem Fokus auf Kundenprojekte nicht außer Acht gelassen werden, dass sich ab und zu auch einmal das gesamte, übergeordnete Team untereinander verständigen und an internen Themen arbeiten muss.
Das Cross Team Meeting
Für diesen Zweck gibt es bei pentacor unter anderem das sogenannte Cross Team Meeting. Wie der Name schon vermuten lässt, kommen hier alle Kollegen zusammen, ganz gleich, in welchem Projekt sie sonst gerade unterwegs sind.
Im Vordergrund stehen hier strikt Informationen, die projektübergreifend von Relevanz sind. Es sollte also nicht im Detail auf den aktuellen Projektfortschritt eingegangen werden, sondern kurz und bündig auf Informationen, die alle weiterbringen könnten. Das kann eine neu entdeckte Funktion im IntelliJ oder die Lösung eines lästigen Bugs sein, aber auch ein Vorschlag für die Bewältigung der aktuellen Corona-Krise.
Grundsätzlich findet das Cross Team Meeting einmal pro Woche statt. Für ein produktives Zusammenarbeiten ist es unerlässlich, da es gleich mehrere wichtige Effekte verbindet. Es stärkt durch den Austausch untereinander den Teamgeist und stellt gleichzeitig sicher, dass gewonnene Erkenntnisse allen im Unternehmen zugutekommen. Im manchmal stressigen Projektalltag verliert man leicht die Sicht auf das große Ganze, da kann ein kleiner Blick über den Tellerrand hinaus außerdem nie schaden.
Offene Kommunikation und direktes Feedback werden bei uns großgeschrieben. Natürlich sollte Kritik immer konstruktiv geäußert und auf einen angemessenen Ton geachtet werden. Grundsätzlich muss aber niemand das Gefühl haben, irgendetwas verheimlichen zu müssen, das ihn stört. (Ich wurde gezwungen das zu schreiben, sendet Hilfe!)
Unser Business Development Day
Ein weiterer fester Bestandteil unserer Firmenkultur ist der sogenannte Business Development Day, kurz BDD. Im Gegensatz zum Cross Team Meeting findet er nur einmal pro Quartal statt, nimmt aber dafür auch gleich einen vollen Arbeitstag ein. An diesem Tag ruht das Projektgeschäft vollständig und wir besinnen uns ausschließlich auf uns selbst. Das Ziel des BDD steckt dabei wieder einmal im Namen: Wir suchen gemeinsam nach Möglichkeiten, um unser Unternehmen weiterzuentwickeln.
Als Location wird bewusst ein externer Ort gewählt. Das hat vor allem den Hintergrund, dass den üblichen Räumlichkeiten entflohen und frische Luft getankt werden soll, um den Kopf frei für neue Ideen zu bekommen.
Unsere Geschäftsführer Mike und Holger sind, wie wir alle, als IT-Nerds anwesend, nicht als Chefs im klassischen Sinne. Das heißt allerdings nicht zwingend, dass man sie sonst sofort dieser Rolle zuordnet. Sie sehen sich auch an allen anderen Tagen als Teil von uns, anstatt nur von oben zu schauen. Flache Hierarchien gibt es bei uns nicht nur auf dem Papier, sondern jeden Tag im Büro.
Gemeinsam ans Ziel
Nach einer kurzen Begrüßung folgt auch schon der erste große Punkt auf der Tagesordnung.
In einer Art Brainstorming-Runde werden Ideen für bestimmte Themenbereiche gesammelt. Das kann Tools wie Jenkins oder Bitbucket, das Onboarding von neuen Kollegen, aber auch ganz andere Kategorien betreffen. Zunächst schreibt jeder seinen Wunsch oder Vorschlag auf einen farbigen Zettel. „Umstrukturierung unserer Repositories“ kann da zum Beispiel drauf stehen. Sind alle Zettel an einer Tafel angebracht und die Ideensammlung damit vollständig, folgt die Priorisierung. Jedem stehen drei kleine Sterne zur Verfügung, die beliebig auf den Zetteln verteilt werden können. Für die Themen mit den meisten erhaltenen Stimmen wird im Anschluss das weitere gemeinsame Vorgehen erarbeitet.
Beispielsweise melden sich alle Kollegen, die daran interessiert sind, den sogenannten Template Service voranzutreiben. Unser Template Service ermöglicht es, Baukästen für häufig benötigte Anwendungstypen bereitzustellen, was das Aufsetzen eines neuen Softwareprojekts ungemein beschleunigt.
Dass Entscheidungen nicht von oben nach unten durchgereicht, sondern aktiv alle Mitarbeiter einbezogen, Feedback und Anregungen reflektiert werden, ist keine Selbstverständlichkeit und ein weiterer wesentlicher Bestandteil unserer Unternehmenskultur.
Gruppenarbeit – Erinnerungen an die Schulzeit
Am Nachmittag folgt der zweite größere Block der Agenda, eine Art Gruppenaufgabe. Bei der Zusammensetzung der Gruppen wird beachtet, dass man nie an zwei aufeinanderfolgenden BDDs mit denselben Personen zusammensitzt. So kommt man auch mal mit Kollegen in den Austausch, zu denen man sonst nicht so viel Kontakt hat.
Dann werden Flipcharts aufgegriffen, die im letzten BDD erstellt wurden. In einer Timebox sammelt die Gruppe konkrete Schritte für die Umsetzung von Konzepten. So überlegt die eine Runde, wie bestimmte Skills schneller und effektiver untereinander ausgetauscht werden können.
Wer ganz links sitzt, fliegt
Den Abschluss bildet eine muntere Diskussionsrunde mit dem Zweck, die kommenden BDDs schon ein wenig zu gestalten sowie Verbesserungsvorschläge anzubringen. Dafür führt unsere Kollegin und Moderatorin Chrizzy eine Fish-Bowl-Session (Liberating Structures) mit uns durch: Vier Teilnehmer sitzen auf nebeneinander stehenden Stühlen, möchte eine weitere Person zum Thema mitdiskutieren, muss einer der vier die Runde verlassen. Teilnahme des restlichen Publikums ist nicht erlaubt, auch keine Zwischenrufe. Diese Methode hat eine sehr angenehme und sachliche Unterhaltung zur Folge, die sich nicht durch zu viele Protagonisten in Kleinigkeiten verliert.
Nach einer weiteren sehr kurzweiligen Stunde voller konstruktiver Ideen geht der Business Development Day zu Ende.
Fazit
Meine anfänglichen innerlichen Fragen über den Inhalt und die Form solcher Veranstaltungen haben sich schnell in Begeisterung verwandelt. Nach jedem Business Development Day habe ich das Gefühl, unser Team noch ein bisschen besser kennengelernt zu haben, und der intensive Austausch untereinander bestärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl ungemein. Zwar ist es im nachfolgenden Alltag oft herausfordernd, die Umsetzung der beschlossenen Schritte konsequent anzugehen. Dennoch ist jede Kleinigkeit, die unser Unternehmen voranbringt, wertvoll.
Auch das Cross Team Meeting hat es mir angetan. Es tut gut, einmal ein paar andere Gesichter als die üblichen aus den Projekten zu sehen, und es fördert das Verantwortungsbewusstsein, nützliche Tipps an alle Kollegen weitergeben zu können.
