Wer kennt es nicht? Manchmal können sich selbst ganz gewöhnliche Alltagsbeschäftigungen mit Arbeit überschneiden. Wem ist nicht schon die möglicherweise perfekte Lösung für eine Herausforderung unter der Dusche gekommen oder nachts im Traum erschienen?
Doch darum soll es heute nicht gehen. Thema heute sind Spaziergänge. Die Arbeit ist ein Spaziergang? Ja, mit dem richtigen Team (und das haben wir), kann sich die Arbeit auch mal wie ein Spaziergang anfühlen. Doch auch darum soll es jetzt nicht gehen. Es geht sozusagen um professionelles Spazierengehen!
Das ist nicht etwa ein Beitrag zur Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz, sondern eine bei schönem Wetter von vielen Pentacornesen gern gewählte Möglichkeit, Meetings abzuhalten. Seid ihr tagsüber manchmal im Küchwald oder am Chemnitztalweg rund um die Schönherrfabrik unterwegs? Dann habt ihr uns vielleicht schon live bei der Arbeit erlebt.
Seid ihr dabei drei Pentacornesen begegnet, von denen eine Person nur still mitgelaufen ist? Das wird wohl ein Feedbackgespräch gewesen sein, dem ihr buchstäblich über den Weg gelaufen seid!
Unsere Feedbackgespräche, die wir gern im Wald führen, entspringen einem zweimal im Jahr stattfindenden Prozess. Hintergrund: Wir möchten, dass jede:r aus dem Team Feedback bekommen kann und bekommt.
Natürlich kann das jederzeit proaktiv von Einzelpersonen erfragt werden, wahrscheinlich mit einer konkreten Fragestellung im Hinterkopf, zum Beispiel: “Welche Möglichkeiten siehst du für meine Weiterentwicklung? Hast du irgendwelche Tipps und Anregungen für mich?“ Hin und wieder gibt es auch mal “Wir müssen reden!”-Situationen, in denen tendenziell eher reaktiv Feedback gegeben wird, beispielsweise: “Was du da letztens gesagt hast, ist nicht gut aufgenommen worden.“ Wir sehen also, dass das Bedürfnis, Feedback zu geben, häufig in Situationen entsteht, in denen etwas schiefgelaufen ist. Uns sollte jedoch bewusst sein, dass auch ein Feedback ohne Verbesserungsvorschläge ein gutes und wichtiges Feedback ist. Auch Lob darf gern ausschließlich Inhalt des Feedbackgespräches sein: “Deine Präsentation letztens war richtig gut! Danke, dass du das mit uns teilst!“
„Feedback ist eine strukturierte Information, die eine Person einer anderen anbietet, bezüglich der Auswirkungen der Handlungen, Verhaltensweisen oder Worte der Person.“
Feedback ist also ein Geben und Nehmen, der Kern unserer Feedback-Kultur. Deswegen soll es Feedback bei uns nicht nur “anlassbezogen” geben, sondern wirklich regelmäßig und in “geordneten Bahnen” mit einigen Spielregeln:
Ablauf des Feedback-Zyklus
Startet ein Feedback-Zyklus, werden jede Woche zwei Pentacornesen ausgewählt, für die um Feedback gebeten wird. Jetzt stürmen nicht etwa alle 28 übrigen Personen auf diese beiden ein und sagen ihnen alles, was sie ihnen schon immer mal sagen wollten, sondern es wird im ersten Schritt ein Aufruf gestartet: Wer kann und möchte Feedback geben? Wer möchte als neutrale dritte Person dem zu planenden Gespräch (bzw. Spaziergang) beiwohnen? Eine Woche haben wir Zeit, uns darüber Gedanken zu machen und uns auf diesen Aufruf hin zu melden, bevor die beiden ausgewählten Pentacornesen eine Liste mit allen Freiwilligen bekommen. Daraus wählen sie sich dann eine Person aus, von der sie das Feedback bekommen möchten und entscheiden sich, ob eine neutrale dritte Person am Gespräch teilnehmen soll. Mit diesen wird dann eigenverantwortlich ein Termin vereinbart.
Wichtig: Alle Pentacornesen nehmen gleichrangig teil und niemand ist verpflichtet jeder Person Feedback geben zu “wollen” oder sich als Beisitzende:r anzubieten. Es soll sich nur niemand dem Prozess entziehen, sondern sich stattdessen mindestens zweimal pro Jahr für beide Rollen im Prozess anbieten.
Spielregeln für Feedback-Gebende
Authentizität ist wichtig für beide Seiten im Feedbackgespräch, besonders aber für Feedbackgebende.
Wir sprechen über uns selbst, nicht über Hörensagen und andere. Es geht schließlich um unsere persönliche Wahrnehmung des Feedbacknehmenden. Und diese Wahrnehmung wollen wir in erster Linie objektiv kommunizieren – und keine Mutmaßungen über die Hintergründe anstellen. Warum die feedbacknehmende Person etwas tut, weiß sie selbst am besten und die Auseinandersetzung damit sowie dem Feedback darauf ist ihr selbst überlassen. Das Feedback, das wir geben, soll auch sachlich sein. Wir wollen nicht über das Verhalten der anderen Person urteilen. Das gehört für uns zu einem respektvollen Umgang dazu.
Was auch wichtig ist: Wenn wir in unserem Feedback Kritik üben und Anregungen für Verbesserungen geben wollen, konzentrieren wir uns auf Dinge, die auch tatsächlich verändert werden können. Und damit es unserem Gegenüber leichter fällt, Feedback bzw. Kritik nachzuvollziehen und Anregungen umzusetzen, versuchen wir anhand von Beispielen sachlich zu schildern, wann oder wie uns die angesprochenen Punkte aufgefallen sind.
Spielregeln für Feedback-Nehmende
Während die feedbackgebende Person ihr Feedback gibt, ist für die feedbacknehmende erstmal (nur) Zuhören angesagt (auch, wenn es schwer fällt). Es geht um authentisches, aktives Zuhören – und ja, manchmal braucht das etwas Übung. So sind die Feedbackgespräche in gewisser Hinsicht auch Kommunikationstraining und echte Arbeit, wirklich kein Spaziergang!
Wenn wir Feedback bekommen, ist es wichtig bereit zu sein, überhaupt erstmal zuzuhören. Das sollte die leichteste Übung sein, schließlich haben wir selbst gewählt, von wem wir Feedback bekommen und annehmen wollen. Wir sind dann auch bereit, die Wahrnehmung unseres Gegenübers zu akzeptieren und Fragen zu stellen, damit wir sie auch richtig verstehen.
Das Feedback zu akzeptieren bedeutet auch, nicht darüber zu diskutieren, Gegenargumente oder Lösungsvorschläge werden nicht benötigt. Die Gedanken dürfen ruhen, die feedbackgebende Person wird nicht bewertet und unterbrochen. Das bedeutet, auch in Gesprächspausen ruhig zu sein und zu warten, bis unser Gegenüber mit dem Sprechen wirklich fertig ist und nicht nur vielleicht gerade nachgedacht und den nächsten Satz formuliert hat. Wir versuchen “einfach” das Gesagte “nur” aufzunehmen und uns in die andere Person hineinzuversetzen.
Wir wollen die Nachricht des Feedbacks so verstehen, wie sie auch gemeint war. Dabei hilft es, das Gesagte und Gehörte mit eigenen Worten nochmal zu wiederholen, zu paraphrasieren und nachzufragen, ob es richtig verstanden wurde.
Inhalt eines Feedbackgespräches
Der Prozess und die “Bedenkzeit” für die “Bewerbung” zur Teilnahme am Feedbackgespräch für einen Pentacornesen bedeutet, dass wir uns in der Regel intensiv mit der anderen Person und der Frage “Kann bzw. möchte ich ihr etwas sagen und auf den Weg geben?” beschäftigen. Nicht selten erscheint die feedbackgebende Person zum vereinbarten Termin mit vorbereiteten Notizen. Daran könnt ihr bei der Begegnung beim Spaziergang gut die Rollenverteilung erkennen.
Zu welchen Aspekten könnten sich in den Notizen Stichpunkte finden? Über welche Dinge könnte ich mir Gedanken machen, um zu entscheiden, ob ich Feedback geben kann oder will?
Wir nehmen Kyra, unsere Feelgood-Hündin als Feedbacknehmende an:
- Kannst du dich noch an deine erste Begegnung mit / deinen ersten Eindruck von Kyra erinnern?
- Wo begegnet dir Kyra im Arbeitsleben?
- Wie nimmst du Kyra im gesamten pentacor Team wahr? (z.B. Cross-Team-Meetings, Retrospektiven, Lean Coffee, …)
- Wie nimmst du Kyra in der konkreten Zusammenarbeit/Kommunikation wahr? (z.B. Kundenprojekt oder bei der Zusammenarbeit an internen Themen)
- Gibt es Erinnerungen an Begegnungen, in denen dir Kyra besonders (positiv) aufgefallen ist?
- Bist du persönlich mal über das Verhalten oder eine Äußerung von Kyra gestolpert, die dich sehr verwundert oder sogar verstimmt hat?
- Welche Eigenschaften zeichnen Kyra aus, die dir persönlich die Zusammenarbeit/Kommunikation mit Kyra angenehm machen?
- Was schätzt du an Kyra in Hinsicht auf das gesamte pentacor Team? Welchen Wert bringt sie aus deiner Sicht ein?
- Wie hat sich dein Bild / deine Wahrnehmung von Kyra über die Zeit verändert?
- Möchtest du dich für etwas bedanken?
Mit Kyra trefft ihr uns durchaus (häufiger) auf Spaziergängen an. Aus naheliegenden und natürlichen Gründen handelt es sich dabei in den allermeisten Fällen jedoch nicht um Feedbackgespräche. Mehrfach täglich wäre das wirklich ganz schön viel Input. Für den üblichen Prozess genügen uns, wie erwähnt, zwei Termine im Jahr völlig. Darüber hinaus gibt es außerdem 1:1-Gespräche innerhalb der Projektteams und/oder mit Mentor:innen, die ebenfalls für Feedback genutzt werden können – und die ebenfalls gern als Spaziergang stattfinden.
Kunden- und Projekttermine dagegen sind eher keine Spaziergänge. Da arbeiten wir dann doch lieber am Schreibtisch. Wer dabei das Laufen vermisst, kann jedoch gern unser Laufband nutzen!
